Selasa, 13 Juli 2021

Supervisor dan Verifikator

Artikel ini mulai ditulis pada hari Selasa tanggal 3 Zulhijah 1442 H yang bertepatan dengan tanggal 13 Juli 2021 Masehi, pukul 11.12 WIB.


Bissmilllah was shalatu was salam ala rasulillah,

 

Berdasarkan Buku Petunjuk Verifikator Sistem Seleksi Calon ASN Tahun 2021 yang diterbitkan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN), proses seleksi administrasi bagi seluruh peserta yang ingin menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) dilakukan secara daring. Sehingga peserta tidak lagi harus mengirimkan berkas secara fisik tapi peserta cukup mengunggah seluruh dokumen yang dipersyaratkan dalam bentuk salinan elektronik (softcopy).

 

Proses verfikasi yang dilakukan oleh verifikator dan supervisor masing-masing instansi dilakukan secara daring, sehingga proses seleksi administrasi bagi Calon PNS di seluruh instansi di Indonesia telah dilaksanakan dengan konsep paperless. Memudahkan peserta dan juga memudahkan panitia, insyaallah.

 

Merujuk kepada beberapa penjelasan di dalam Buku Petunjuk Verifikator BKN, maka dapat kami simpulkan bahwa proses seleksi administrasi dilakukan secara berjenjang dan bertahap atau dengan bahasa lain bisa disebut dengan pengecekan dua lapis.

 

Pada tahap awal, seluruh dokumen peserta akan di verifikasi oleh verifikator. Lalu pada tahap selanjutnya hasil verifikasi verifikator akan diverifikasi ulang oleh supervisor. Hal ini untuk meminimalisir kesalahan.

 

Konsep dasar di atas menurut kami pribadi merupakan sebuah konsep yang sudah tepat untuk diterapkan. Mengingat proses seleksi administrasi adalah tahapan awal dan merupakan tahapan yang membutuhkan banyak konsentrasi. Karena panitia harus memeriksa kesesuaian dokumen peserta dengan syarat yang telah ditentukan.

 

Secara sistem, BKN hanya menyebutkan secara umum bahwa sistem kerja yang ada di dalam sistem BKN yaitu pertama, dokumen diperiksa oleh verifikator dan selanjutnya diperiksa oleh supervisor.

 

Alur tersebut masih bersifat umum dan belum mengatur secara rinci penerapannya di masing-masing instansi. Setiap instansi di Indonesia, baik pusat maupun daerah, tentu akan mempunyai alur kerja yang berbeda dalam menjabarkan dan mendetailkan tugas dari verifikator dan supervisor. Hal itu biasanya akan disesuaikan dengan jumlah formasi yang dimiliki dan perkiraan jumlah peserta yang akan mendaftar.

 

Kami pribadi berpendapat bahwa idealnya alur kerja dari verifikator dan supervisor adalah seperti alur kerja antara pejabat pengawas (eselon IV) dan pelaksana. Supervisor adalah jabatan pengawas dan verifikator adalah pelaksana. Di atas supervisor harus ada semacam ketua tim panitia seleksi administrasi yang bisa diibaratkan sebagai pejabat administratur (eselon III).

 

Ketua Tim bisa dibantu oleh beberapa pelaksana sesuai dengan jumlah formasi yang didapatkan. Ketua Tim dan beberapa pelaksana harus bertindak sebagai koordinator utama dan menguasai seluk beluk tentang seluruh persyaratan adminsitrasi. Ketua Tim menjadi pengambil keputusan ketika terjadi permasalahan. Sehingga ketua tim ini jangan merangkap sebagai supervisor, tapi dia harus tetap fokus mengawasi setiap supervisor yang ada di bawahnya.

 

Adapun supervisor dan verifikator, maka ini dibentuk dan dibagi sesuai dengan unit kerja yang mendapatkan formasi. Misalnya: Kementerian A mendapatkan seratus formasi yang terbagi ke dalam lima unit kerja, sehingga masing-masing unit kerja mendapatkan dua puluh formasi.

 

Sesuai dengan data di atas, maka harus ada lima tim supervisor dan verifikator. Adapun jumlah supervisor harus lebih sedikit dari verifikator. Contohnya satu supervisor untuk tiga verifikator.

 

Hal yang menurut kami menjadi penting untuk diperhatikan adalah berkenaan dengan alur koordinasi dari supervisor, verifikator dan ketua tim.

 

Idealnya, verifikator hanya berkoordinasi dengan supervisor dan selanjutnya supervisor yang berwenang untuk melakukan koordinasi lebih lanjut dengan ketua tim. Hal ini bukan untuk membuat jarak antara panitia atau dibuat untuk memperpanjang birokrasi. Tapi hal itu justru bisa untuk mempersingkat waktu dan menghilangkan berulangnya pertanyaan yang sama dalam beberapa forum.

 

Kembali ke contoh di atas, lima unit kerja yang mendapatkan formasi di Kemeterian A pasti masing-masingnya memiliki beberapa persyaratan yang berbeda dan tentunya kasus yang akan dihadapi juga berbeda.

 

Unit kerja 1 mendapatkan formasi S-2 sedangkan Unit kerja 2 mendapatkan formasi S-1. Tentunya akan jauh lebih efektif dan efisien bila verifikator dan supervisor Unit kerja 1 fokus pada segala hal yang berhubungan dengan S-2 dan verifikator serta supervisor unit kerja 2 cukup fokus pada S-1.

 

Tapi ketika alur koordinasi dibuka secara umum dan terus dibuka forum secara umum, maka masing-masing verifikator dan supervisor terus akan mendapatkan informasi umum yang mungkin saja informasi itu tidak mereka butuhkan. Dan tentunya pengarahan akan lebih tepat sasaran bila disampaikan secara spesifik sesuai dengan tugas yang mereka lakukan.

 

Jadi, ketua tim cukup melakukan koordinasi dengan lima orang supervisor. Bahkan ketua tim bisa langsung berkoordinasi dengan masing-masing supervisor dan memberikan arahan spesifik sesuai dengan formasi yang mereka miliki. Berdasakan arahan itu, supervisor akan menyampaikan lanjut kepada verifikator.

 

Intinya, forum besar yang berisi semua verifikator dan supervisor serta semuanya (verifikator dan verifikator) bisa bertanya dan juga menjawab, merupakan sebuah forum yang baik dalam sudut pandang hilangnya sekat antara panitia. Tapi di sisi lain, menurut hemat kami berdasarkan sudut pandang alur koordinasi, menjadi kurang efektif, karena

 

1. terkadang bahkan seringnya semua bisa memberikan pendapat padahal di luar kewenangan dan kapasitas yang dimiliki;

2. pertanyaan sering berulang dan karena semua bisa memberikan opini, akhirnya jawaban bisa berubah;

3. apa gunanya ada pembagian antara verifkator dan supervisor bila ternyata dalam praktiknya dianggap sama?

 

Kami pikir, sistem BKN tidak secara asal membuat akun verifikator dan supervisor, jadi sangat disayangkan bila dalam prakteknya justru peran verifikator dan supervisor dijadikan sama.

 

Selesai ditulis pada hari Selasa tanggal Selasa tanggal 3 Zulhijah 1442 H yang bertepatan dengan tanggal 13 Juli 2021 Masehi di Permata Bogor Residence (Desa Cilebut Barat, Kec. Sukaraja, Kab. Bogor), pukul 13.49 WIB

0 komentar:

Posting Komentar