Artikel ini mulai ditulis pada hari Selasa tanggal 3 Zulhijah 1442 H yang bertepatan dengan tanggal 13 Juli 2021 Masehi, pukul 11.12 WIB.
Bissmilllah was shalatu was
salam ala rasulillah,
Berdasarkan
Buku Petunjuk Verifikator Sistem Seleksi Calon ASN Tahun 2021 yang diterbitkan
oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN), proses seleksi administrasi bagi seluruh
peserta yang ingin menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) dilakukan secara daring.
Sehingga peserta tidak lagi harus mengirimkan berkas secara fisik tapi peserta
cukup mengunggah seluruh dokumen yang dipersyaratkan dalam bentuk salinan
elektronik (softcopy).
Proses
verfikasi yang dilakukan oleh verifikator dan supervisor masing-masing instansi
dilakukan secara daring, sehingga proses seleksi administrasi bagi Calon PNS di
seluruh instansi di Indonesia telah dilaksanakan dengan konsep paperless.
Memudahkan peserta dan juga memudahkan panitia, insyaallah.
Merujuk
kepada beberapa penjelasan di dalam Buku Petunjuk Verifikator BKN, maka dapat
kami simpulkan bahwa proses seleksi administrasi dilakukan secara berjenjang
dan bertahap atau dengan bahasa lain bisa disebut dengan pengecekan dua lapis.
Pada
tahap awal, seluruh dokumen peserta akan di verifikasi oleh verifikator. Lalu
pada tahap selanjutnya hasil verifikasi verifikator akan diverifikasi ulang oleh
supervisor. Hal ini untuk meminimalisir kesalahan.
Konsep
dasar di atas menurut kami pribadi merupakan sebuah konsep yang sudah tepat
untuk diterapkan. Mengingat proses seleksi administrasi adalah tahapan awal dan
merupakan tahapan yang membutuhkan banyak konsentrasi. Karena panitia harus
memeriksa kesesuaian dokumen peserta dengan syarat yang telah ditentukan.
Secara
sistem, BKN hanya menyebutkan secara umum bahwa sistem kerja yang ada di dalam
sistem BKN yaitu pertama, dokumen diperiksa oleh verifikator dan selanjutnya
diperiksa oleh supervisor.
Alur
tersebut masih bersifat umum dan belum mengatur secara rinci penerapannya di
masing-masing instansi. Setiap instansi di Indonesia, baik pusat maupun daerah,
tentu akan mempunyai alur kerja yang berbeda dalam menjabarkan dan mendetailkan
tugas dari verifikator dan supervisor. Hal itu biasanya akan disesuaikan dengan
jumlah formasi yang dimiliki dan perkiraan jumlah peserta yang akan mendaftar.
Kami
pribadi berpendapat bahwa idealnya alur kerja dari verifikator dan supervisor
adalah seperti alur kerja antara pejabat pengawas (eselon IV) dan pelaksana.
Supervisor adalah jabatan pengawas dan verifikator adalah pelaksana. Di atas
supervisor harus ada semacam ketua tim panitia seleksi administrasi yang bisa
diibaratkan sebagai pejabat administratur (eselon III).
Ketua
Tim bisa dibantu oleh beberapa pelaksana sesuai dengan jumlah formasi yang
didapatkan. Ketua Tim dan beberapa pelaksana harus bertindak sebagai koordinator
utama dan menguasai seluk beluk tentang seluruh persyaratan adminsitrasi. Ketua
Tim menjadi pengambil keputusan ketika terjadi permasalahan. Sehingga ketua tim
ini jangan merangkap sebagai supervisor, tapi dia harus tetap fokus mengawasi
setiap supervisor yang ada di bawahnya.
Adapun
supervisor dan verifikator, maka ini dibentuk dan dibagi sesuai dengan unit
kerja yang mendapatkan formasi. Misalnya: Kementerian A mendapatkan seratus
formasi yang terbagi ke dalam lima unit kerja, sehingga masing-masing unit
kerja mendapatkan dua puluh formasi.
Sesuai
dengan data di atas, maka harus ada lima tim supervisor dan verifikator. Adapun
jumlah supervisor harus lebih sedikit dari verifikator. Contohnya satu
supervisor untuk tiga verifikator.
Hal
yang menurut kami menjadi penting untuk diperhatikan adalah berkenaan dengan
alur koordinasi dari supervisor, verifikator dan ketua tim.
Idealnya,
verifikator hanya berkoordinasi dengan supervisor dan selanjutnya supervisor
yang berwenang untuk melakukan koordinasi lebih lanjut dengan ketua tim. Hal
ini bukan untuk membuat jarak antara panitia atau dibuat untuk memperpanjang
birokrasi. Tapi hal itu justru bisa untuk mempersingkat waktu dan menghilangkan
berulangnya pertanyaan yang sama dalam beberapa forum.
Kembali
ke contoh di atas, lima unit kerja yang mendapatkan formasi di Kemeterian A
pasti masing-masingnya memiliki beberapa persyaratan yang berbeda dan tentunya
kasus yang akan dihadapi juga berbeda.
Unit
kerja 1 mendapatkan formasi S-2 sedangkan Unit kerja 2 mendapatkan formasi S-1.
Tentunya akan jauh lebih efektif dan efisien bila verifikator dan supervisor
Unit kerja 1 fokus pada segala hal yang berhubungan dengan S-2 dan verifikator
serta supervisor unit kerja 2 cukup fokus pada S-1.
Tapi
ketika alur koordinasi dibuka secara umum dan terus dibuka forum secara umum,
maka masing-masing verifikator dan supervisor terus akan mendapatkan informasi
umum yang mungkin saja informasi itu tidak mereka butuhkan. Dan tentunya
pengarahan akan lebih tepat sasaran bila disampaikan secara spesifik sesuai
dengan tugas yang mereka lakukan.
Jadi,
ketua tim cukup melakukan koordinasi dengan lima orang supervisor. Bahkan ketua
tim bisa langsung berkoordinasi dengan masing-masing supervisor dan memberikan
arahan spesifik sesuai dengan formasi yang mereka miliki. Berdasakan arahan
itu, supervisor akan menyampaikan lanjut kepada verifikator.
Intinya,
forum besar yang berisi semua verifikator dan supervisor serta semuanya
(verifikator dan verifikator) bisa bertanya dan juga menjawab, merupakan sebuah
forum yang baik dalam sudut pandang hilangnya sekat antara panitia. Tapi di
sisi lain, menurut hemat kami berdasarkan sudut pandang alur koordinasi,
menjadi kurang efektif, karena
1.
terkadang bahkan seringnya semua bisa memberikan pendapat padahal di luar
kewenangan dan kapasitas yang dimiliki;
2.
pertanyaan sering berulang dan karena semua bisa memberikan opini, akhirnya
jawaban bisa berubah;
3.
apa gunanya ada pembagian antara verifkator dan supervisor bila ternyata dalam
praktiknya dianggap sama?
Kami
pikir, sistem BKN tidak secara asal membuat akun verifikator dan supervisor,
jadi sangat disayangkan bila dalam prakteknya justru peran verifikator dan
supervisor dijadikan sama.
Selesai
ditulis pada hari Selasa tanggal Selasa tanggal 3 Zulhijah 1442 H yang
bertepatan dengan tanggal 13 Juli 2021 Masehi di Permata Bogor Residence (Desa
Cilebut Barat, Kec. Sukaraja, Kab. Bogor), pukul 13.49 WIB
Komentar
Posting Komentar