Langsung ke konten utama

Supervisor dan Verifikator

Artikel ini mulai ditulis pada hari Selasa tanggal 3 Zulhijah 1442 H yang bertepatan dengan tanggal 13 Juli 2021 Masehi, pukul 11.12 WIB.


Bissmilllah was shalatu was salam ala rasulillah,

 

Berdasarkan Buku Petunjuk Verifikator Sistem Seleksi Calon ASN Tahun 2021 yang diterbitkan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN), proses seleksi administrasi bagi seluruh peserta yang ingin menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) dilakukan secara daring. Sehingga peserta tidak lagi harus mengirimkan berkas secara fisik tapi peserta cukup mengunggah seluruh dokumen yang dipersyaratkan dalam bentuk salinan elektronik (softcopy).

 

Proses verfikasi yang dilakukan oleh verifikator dan supervisor masing-masing instansi dilakukan secara daring, sehingga proses seleksi administrasi bagi Calon PNS di seluruh instansi di Indonesia telah dilaksanakan dengan konsep paperless. Memudahkan peserta dan juga memudahkan panitia, insyaallah.

 

Merujuk kepada beberapa penjelasan di dalam Buku Petunjuk Verifikator BKN, maka dapat kami simpulkan bahwa proses seleksi administrasi dilakukan secara berjenjang dan bertahap atau dengan bahasa lain bisa disebut dengan pengecekan dua lapis.

 

Pada tahap awal, seluruh dokumen peserta akan di verifikasi oleh verifikator. Lalu pada tahap selanjutnya hasil verifikasi verifikator akan diverifikasi ulang oleh supervisor. Hal ini untuk meminimalisir kesalahan.

 

Konsep dasar di atas menurut kami pribadi merupakan sebuah konsep yang sudah tepat untuk diterapkan. Mengingat proses seleksi administrasi adalah tahapan awal dan merupakan tahapan yang membutuhkan banyak konsentrasi. Karena panitia harus memeriksa kesesuaian dokumen peserta dengan syarat yang telah ditentukan.

 

Secara sistem, BKN hanya menyebutkan secara umum bahwa sistem kerja yang ada di dalam sistem BKN yaitu pertama, dokumen diperiksa oleh verifikator dan selanjutnya diperiksa oleh supervisor.

 

Alur tersebut masih bersifat umum dan belum mengatur secara rinci penerapannya di masing-masing instansi. Setiap instansi di Indonesia, baik pusat maupun daerah, tentu akan mempunyai alur kerja yang berbeda dalam menjabarkan dan mendetailkan tugas dari verifikator dan supervisor. Hal itu biasanya akan disesuaikan dengan jumlah formasi yang dimiliki dan perkiraan jumlah peserta yang akan mendaftar.

 

Kami pribadi berpendapat bahwa idealnya alur kerja dari verifikator dan supervisor adalah seperti alur kerja antara pejabat pengawas (eselon IV) dan pelaksana. Supervisor adalah jabatan pengawas dan verifikator adalah pelaksana. Di atas supervisor harus ada semacam ketua tim panitia seleksi administrasi yang bisa diibaratkan sebagai pejabat administratur (eselon III).

 

Ketua Tim bisa dibantu oleh beberapa pelaksana sesuai dengan jumlah formasi yang didapatkan. Ketua Tim dan beberapa pelaksana harus bertindak sebagai koordinator utama dan menguasai seluk beluk tentang seluruh persyaratan adminsitrasi. Ketua Tim menjadi pengambil keputusan ketika terjadi permasalahan. Sehingga ketua tim ini jangan merangkap sebagai supervisor, tapi dia harus tetap fokus mengawasi setiap supervisor yang ada di bawahnya.

 

Adapun supervisor dan verifikator, maka ini dibentuk dan dibagi sesuai dengan unit kerja yang mendapatkan formasi. Misalnya: Kementerian A mendapatkan seratus formasi yang terbagi ke dalam lima unit kerja, sehingga masing-masing unit kerja mendapatkan dua puluh formasi.

 

Sesuai dengan data di atas, maka harus ada lima tim supervisor dan verifikator. Adapun jumlah supervisor harus lebih sedikit dari verifikator. Contohnya satu supervisor untuk tiga verifikator.

 

Hal yang menurut kami menjadi penting untuk diperhatikan adalah berkenaan dengan alur koordinasi dari supervisor, verifikator dan ketua tim.

 

Idealnya, verifikator hanya berkoordinasi dengan supervisor dan selanjutnya supervisor yang berwenang untuk melakukan koordinasi lebih lanjut dengan ketua tim. Hal ini bukan untuk membuat jarak antara panitia atau dibuat untuk memperpanjang birokrasi. Tapi hal itu justru bisa untuk mempersingkat waktu dan menghilangkan berulangnya pertanyaan yang sama dalam beberapa forum.

 

Kembali ke contoh di atas, lima unit kerja yang mendapatkan formasi di Kemeterian A pasti masing-masingnya memiliki beberapa persyaratan yang berbeda dan tentunya kasus yang akan dihadapi juga berbeda.

 

Unit kerja 1 mendapatkan formasi S-2 sedangkan Unit kerja 2 mendapatkan formasi S-1. Tentunya akan jauh lebih efektif dan efisien bila verifikator dan supervisor Unit kerja 1 fokus pada segala hal yang berhubungan dengan S-2 dan verifikator serta supervisor unit kerja 2 cukup fokus pada S-1.

 

Tapi ketika alur koordinasi dibuka secara umum dan terus dibuka forum secara umum, maka masing-masing verifikator dan supervisor terus akan mendapatkan informasi umum yang mungkin saja informasi itu tidak mereka butuhkan. Dan tentunya pengarahan akan lebih tepat sasaran bila disampaikan secara spesifik sesuai dengan tugas yang mereka lakukan.

 

Jadi, ketua tim cukup melakukan koordinasi dengan lima orang supervisor. Bahkan ketua tim bisa langsung berkoordinasi dengan masing-masing supervisor dan memberikan arahan spesifik sesuai dengan formasi yang mereka miliki. Berdasakan arahan itu, supervisor akan menyampaikan lanjut kepada verifikator.

 

Intinya, forum besar yang berisi semua verifikator dan supervisor serta semuanya (verifikator dan verifikator) bisa bertanya dan juga menjawab, merupakan sebuah forum yang baik dalam sudut pandang hilangnya sekat antara panitia. Tapi di sisi lain, menurut hemat kami berdasarkan sudut pandang alur koordinasi, menjadi kurang efektif, karena

 

1. terkadang bahkan seringnya semua bisa memberikan pendapat padahal di luar kewenangan dan kapasitas yang dimiliki;

2. pertanyaan sering berulang dan karena semua bisa memberikan opini, akhirnya jawaban bisa berubah;

3. apa gunanya ada pembagian antara verifkator dan supervisor bila ternyata dalam praktiknya dianggap sama?

 

Kami pikir, sistem BKN tidak secara asal membuat akun verifikator dan supervisor, jadi sangat disayangkan bila dalam prakteknya justru peran verifikator dan supervisor dijadikan sama.

 

Selesai ditulis pada hari Selasa tanggal Selasa tanggal 3 Zulhijah 1442 H yang bertepatan dengan tanggal 13 Juli 2021 Masehi di Permata Bogor Residence (Desa Cilebut Barat, Kec. Sukaraja, Kab. Bogor), pukul 13.49 WIB

Komentar

Postingan populer dari blog ini

Ibadalana uliy ba’sin syadid

Selasa, 22 Juli 2014 22.00 WIB Saya akan menampilkan atau mem- posting tulisan dari Bapak Usep Romli , Pengasuh Pesantren Budaya "Raksa Sarakan" Garut. Tulisan ini merupakan tulisan di kolom Opini , harian Republika yang diterbitkan pada hari Selasa, 22 Juli 2014. Beliau menulis tentang (satu-satunya) cara untuk bisa mengalahkan zionis Israel. sehingga tulisannya pun diberi judul, Mengalahkan Zionis Israel . Berikut ini tulisannya saya tampilkan penuh tanpa ada sedikit pun saya kurangi atau tambahkan. "Mengalahkan Zionis Israel" Hari-hari ini, bangsa Palestina di Jalur Gaza sedang dibombardir pasukan Zionis-Israel. Nyaris tak ada perlawanan sama sekali, karena Palestina tak punya tentara. Hanya ada beberapa kelompok sipil bersenjata yang berusaha bertahan seadanya. Negara-negara Arab yang tergabung dalam Liga Arab tak berdaya. Begitu pula negara-negara berpenduduk mayoritas Islam yang tergabung dalam Organisasi Konferensi Islam (OKI), tak da

Hercules dan Moral

The Legend of Hercules Minggu, 9 Februari 2014 10.10 WIB Cukup lama saya tidak menonton sebuah film di bisokop. Untuk sebagian orang, hal ini merupakan sebuah pemborosan karena kondisi yang ada di Indonesia memungkinkan kita untuk bisa menonton sebuah film dengan harga yang jauh lebih murah.  Di Indonesia kita masih bisa untuk mendapatkan sebuah DVD dengan harga yang sangat murah, sekitar 6 (enam) ribu rupiah ( bajakan tentunya tapi dengan kualitas gambar yang cukup baik ), bandingkan dengan harga yang harus dikeluarkan apabila kita menonton sebuah film di bioskop, sekitar 25 ribu – 50 ribu rupiah tergantung bioskop yang kita pilih. Saya pun menyadari hal itu tapi saya tentu juga memiliki alasan. Terlepas dari alasan idealis yang sebenarnya juga masih saya miliki, alasan utama yang ingin saya kemukakan disini adalah bahwa menonton sebuah film di bioskop bagi saya adalah sebuah penyegaran, sebuah hobi untuk melepas penat dan mendapatkan lagi beberapa semangat. Ya, hobi. Mung

Wahana Wyata Praja IPDN

Sejarah Singkat Wahana Wyata Praja Wahana Wyata Praja adalah organisasi internal Praja IPDN yang pada dasarnya mempunyai tugas dan fungsi sama dari tahun ke tahun, namun namanya berubah sesuai situasi dan kondisi pada masa angkatan tersebut. Nama organisasi praja yang terbentuk sejak awal berdirinya STPDN hingga IPDN adalah sebagai berikut: Manggala Corps Praja Angkatan I STPDN sampai dengan angkatan IV STPDN Organisasi ini bernama MANGGALA CORPS PRAJA, yang pimpinannya adalah Manggala Pati dengan tanda jabatan talikur berwarna merah, nama Manggala Corps ini hanya sampai pada angkatan IV saja, karena pada angkatan V organisasi internal Praja ini berubah nama menjadi WAHANA BINA PRAJA. Wahana Bina Praja Angkatan IV STPDN sampai dengan angkatan XVI STPDN Wahana Bina Praja ini pimpinannya bernama Gubernur Praja dengan tanda jabatan talikur berwarna biru lis kuning nestel dua, dari Wahana Bina Praja inilah mulai di bentuk berbagai instansi dan UKP yang di ang