Membagi Tugas.

Selasa, 16 Januari 2024

11.02 WIB

Perihal kepemimpinan selalu menjadi pembicaraan yang menarik. Entah itu hanya sebatas obrolan sambil lalu di warung kopi ataupun sebuah obrolan serius penuh teori dalam forum ilmiah para ahli.

Menjadi semakin menarik untuk dibahas pada hari-hari ini, sejalan dengan masa kampanye pemilihan umum untuk Presiden dan Wakil Presiden serta anggota DPR dan DPD di bulan Februari.

Semua itu adalah representasi pemimpin dalam konteks pemerintahan formal, dengan Presiden dan Wakil Presiden sebagai puncaknya. Maka, tentu pembicaraan berkenaan kepemimpinan menjadi semakin hangat bahkan panas.

Tapi kami tak akan masuk pada pembahasan tersebut di atas, kami hanya akan membahas kepemimpinan dalam konteks dunia birokrasi berdasarkan pengalaman yang kami miliki, dan sangat terbatas.

Topik ini telah kami jelaskan dalam 5 (lima) tulisan, yaitu:

1. Bagian Pertama;
2. Bagian Kedua;
3. Bagian Ketiga;
4. Bagian Keempat;
5. Bagian Kelima.

Akan tetapi, ada satu point yang ingin kami bahas ulang, sebagai sebuah penekanan sekaligus penjabaran lebih rinci tentang apa yang kami maksudkan.

Point tersebut adalah tentang Membagi Tugas. Membagi Tugas telah kami bahas pada tulisan jilid pertama Kepemimpinan yang Baik.

Di dalam tulisan di atas, kami menyebutkan bahwa para pimpinan birokrasi seperti membiarkan para staf untuk bekerja mandiri dalam arti mencari tugas sesuai keinginan dan kemauan masing-masing. Mereka merasa bahwa para staf telah dan wajib tahu secara otomatis berkenaan dengan apa yang harus dikerjakan.

Kondisi diatas tentu sebuah kondisi yang tidak ideal, karena bila memang begitu adanya, lantas apa tugas anda sebagai seorang pemimpin? Bukankah hadirnya seorang pemimpin adalah (salah satunya) untuk menjadi pembagi tugas bagi setiap pegawai yang ada di bawah kendalinya?

Banyak diantara mereka (para pemimpin) beralasan bahwa para staf yang ada di bawah kendalinya tidak mempunyai kemampuan yang merata, sehingga mereka “terpaksa” memberikan tugas hanya pada satu atau dua orang staf saja.

Argumen di atas memang benar tapi tidak berarti otomatis menghilangkan kewajiban seorang pemimpin untuk membagi tugas dan memberdayakan staf yang dimiliki.

Bila harus jujur, membagi tugas bukan sebuah hal yang sulit. Para pemimpin hanya harus mau untuk menyisihkan waktunya berbicara (briefing) dengan seluruh stafnya, menjelaskan dengan rinci apa yang menjadi tugas dan pekerjaan yang dia miliki serta pembagian tugas yang nantinya akan dia lakukan.

Sehingga kemampuan utama yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin dalam konteks membagi tugas adalah kemampuan komunikasi dan mengambil hati.

Secara ringkas dapat kami jelaskan bahwa tugas seorang pemimpin dalam hal Membagi Tugas terdiri dari:

1. Memahami tugas dan fungsi serta kewenangan yang dia miliki selaku pemimpin organisasi;
2. Membuat checklist seluruh pekerjaan yang dia miliki (baik pekerjaan rutin maupun ide pekerjaan baru yang belum ada tapi sesuai dengan kewenangan yang dimiliki);
3. Menjelaskan kedua point di atas kepada seluruh staf yang berada di bawah kendalinya;
4. Penjelasan dimaksud bisa dilakukan atau dibagi ke dalam beberapa tahap:

• Briefing secara Panjang lebar, hal tersebut dilakukan di awal pelaksanaan tugas. Pemimpin menjelaskan tugas, fungsi dan kewenangan yang dia miliki secara detail.
• Setelah penjelasan detail dilanjutkan dengan penjelasan berkenaan pembagian tugas sesuai dengan checklist pekerjaan yang telah dia buat.
• Di tahapan awal, bila memang pemimpin belum mengetahui potensi dan skill yang dimiliki oleh stafnya, maka pemimpin bisa membahasakan bahwa pembagian tugas di awal akan dilakukan evaluasi bertahap sehingga akan dilakukan pembagian tugas lanjutan sesuai dengan hasil kerja yang dilakukan oleh masing-masing staf.
• Memberikan batasan (rule of the game) bagi seluruh staf yang ada di bawah kendalinya. Idealnya seorang pemimpin juga langsung menjelaskan punishment dan reward yang akan dia berikan.
• Pemimpin juga menjelaskan waktu evaluasi yang akan dia lakukan untuk kemudian bisa memberikan feedback kepada stafnya.

Selanjutnya pemimpin juga harus rajin melakukan motivasi berbarengan dengan tahapan monitoring terhadap hasil kerja yang dilakukan oleh stafnya.

Sependek pengalaman kami bekerja di birokrasi, beberapa tahapan di atas sudah bisa dan cukup untuk dilakukan dalam hal Membagi Tugas.

Pada intinya, pimpinan birokrasi harus mau dan mampu menjalin komunikasi yang intens dengan seluruh stafnya. Dia bisa menyampaikan, baik lisan maupun tulisan, berkenaan dengan seluruh tugas, fungsi, kewenangan yang dia miliki kepada stafnya. Sehingga staf bisa merasa “memiliki” dan “loyal” kepadanya dalam konteks pelaksanaan tugas dan pencapaian tujuan organisasi.

Kami harus akui, uraian kata di atas hanya sebatas “teori”. Kami pribadi bukan dan belum pernah menjadi pimpinan organisasi/birokrasi secara formal. Kami hanya pernah dan sampai saat ini masih berstatus sebagai seorang yang “diperintah”.

Sehingga beberapa hal diatas lahir dari pengalaman seorang “staf”, bukan lahir dari seorang praktisi yang telah mencicipi sebagai seorang pimpinan birokrasi secara formal.

Wallahu’allam.

Selesai ditulis pada hari Selasa, 16 Januari 2024 pada pukul 15.00 WIB